上海办公文员培训、高级秘书、助理、行政人员技能培训

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办公文员就业班
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学习周期：平日班4个月；业余班8个月左右 288课时
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办公室文员应掌握的基本知识和操作技巧：
一、办公室的基本知识
（一）办公室理论的规定性概述
1、名词概述。办公室是指一个单位具体设置的综合性的职能机构，是协助单位首脑办理专门事项、辅助和协调本单位整个日常工作事务的部门，是指挥、控制整个单位工作的中心部门和联络上下左右、沟通四面八方的枢纽和窗口。
2、职责概述。①处理本单位内综合性的日常事务；②制订单位内部的有关规章制度；③对单位内部各部门之间的关系和工作进行协调、督办以及处理有关收、发业务。④为首脑搞好各项服务。
3、范围概述。①人员的配备与管理；②行政执行中的检查、协调和监督；③文书、档案保管；④物资供应、后勤管理；⑤对内外接待以及一些内务日常方面的具体的业务活动的组织、管理和执行。
4、条件概述。①应具备的硬件条件：办公的专用空间；电话、电传、打字机、搅碎机、装订机、复印机、资料柜等办公用具。②应具备的软件条件。文职服务包括的所有系统：办公自动化系统、文书档案管理系统、
政务资料信息系统、工作协调督办及后勤管理系统及分类、收发、打印、经管、统计等具体操作管理的基本条件。
（二）办公室地位和职能的一般性概述
1、地位的概述：
一是处于中心地位：办公室是指挥、控制整个机关工作的中心部门，代表领导处理全局性的问题，又是一个单位的信息网络中心，是各种信息的交汇点和集散地，上下左右、四面八方的信息，都在办公室汇集和综合，
并且发挥出信息中心的综合效应。
二是处于窗口地位：办公室是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”，是信息网络中心，处于联络站的地位，主要负责接受处理上级和兄弟单位的来问来函，接待上级领导的视察，处理各类公务往来，接待人民群众来访等等。
一般与外界的联系，都首先要经过办公室。
三是处于枢纽地位：办公室在一个机关中，是沟通上下、协调左右、联系各方，保证机关工作正常运转的枢纽。办公室虽然与其他职能部门同属一个序列，但是，它与其他职能部门的区别在于其他职能部门是管理层、执行层，
办公室则是中阶层。办公室直接辅助领导工作。
2、职能的概述：
一是指导管理职能。办公室的指导职能，主要指对下属机构工作的指导主要体现在：①传达、制定有关方针、政策，②制定具体的、个别的方针、政策，③对上级有关部门的政策作出阐释，④提出具体贯彻执行的意见和方案。
二是参考咨询职能。
①收集信息职能：开展实际调查——进行理论研究——组织信息加工。
②辅助决策职能：确定合理目标——制定实施方案——协调组织实施——进行情况反馈和总结经验。
③服务协调职能：一是服务职能。首先是为领导服务。做好参谋助手，协助领导处理日常事务，进行调查研究，收集整理信息为领导决策提供依据，以及完成领导交办任务等都属于服务的内容。其次是为本机关、
本单位同级兄弟部门服务。办公室承担着文印、打字、文件管理、档案管理、印信管理等任务。有的综合性办公室还承担着机关事务管理等后勤工作任务。再次是为下级单位和人民群众服务。二是协调职能。①统一步调。
②化解矛盾。③合理安排。
④监督职能：a)办公室对有关部门或人员所分担的任务要心中有数，通过各种途径随时掌握他们完成任务的进度，并且检查其工作完成的质量。b）如果发现执行部门在并无充分理由的情况下延宕工作，致使任务的完成产生困难，
办公室就应当采取果断的处理办法，催促其及时完成任务。
（三）关于办公室基本任务的微观性概述
1、会议管理工作——组织对会议的审批、安排、调度、通知、记录、服务及善后工作的处理；
2、文书处理工作——组织对本单位公文的起草、制作、传递（送审）、印发；
3、调查研究工作——组织进行事关全局性的政策性、战略性调查研究工作，实施执行过程的调研工作及中心工作的专题调研工作；
4、文字综合工作——组织对各种信息、资料、情况进行收集、整理、加工、分析，综合为专题材料，组织各种专题交流会议、口报会议、研讨会议材料。
5、信息处理工作——组织对各种信息的收集、传递、处理、反馈，为领导决策作基础性服务。
6、协调调度工作——对全局性、综合性（指涉及几个部门或全机关）工作进行组织协调、指挥调度。
7、督察督办工作——组织对重点工作进行督查、督办，实施考核、通报，发挥监督、推动、控制、反馈作用。
8、档案管理工作——组织对原始性、有价值的文件、资料进行分类整理、立卷归档，并做好档案的管理和使用；
9、信访接待工作——组织搞好领导的和全局性的信访接待，倾听群众呼声，关心群众疾苦，保护群众利益，切实解决问题，妥善处理矛盾纠纷，做好安抚工作；
10、机要保密工作——严格按制度做好保密工作，收密多、知密早、晓密广、泄密易，被人关注，机要保密十分重要；
11、公务接待工作——按程序、按规范做好政务接待、行政接待、交流参观接待、外事接待、商务考察接待等；
12、信印管理工作——组织搞好文本管理、介绍信管理、联系函管理及印章管理；
13、值班值勤工作——领导值班安排、民主值班安排，重大庆典、参观活动值勤安排、节假日和群众聚众、上访、集会、闹事维稳值班值勤安排；
14、后勤服务工作——会议室管理、办公设备管理、安全保卫管理、公共服务管理、仓库管理；
15、物资和采购工作——重大物资采购申请事项、招标选点、组织采购，进库登记，报废处理，包干经费结算；
16、车队管理工作——车辆配备、购置和更新，司机管理，公务车调度，价格审查，修理维护和车辆报废处置；
17、物业管理工作——公共环境、卫生管理，绿化、安全、车辆停放管理，门卫保安管理，汽源、电源、油源管理，会议室管理和茶水服务及领导办公室环卫管理；
18、房产管理工作——所有公用房产管理，办公用房分配、维修、水电和供冷暖设备、电梯管理及维护维修等。

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